Otavamedia Oy:n asiakasrekisteri 
Otavamedia Oy:n markkinointirekisteri
Otavamedia Oy:n mediamarkkinoinnin ja viestintäpalveluiden asiakasrekisteri

 

Otavamedia Oy:n asiakasrekisteri

 

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 §

1. Rekisterinpitäjä

Otavamedia Oy
Maistraatinportti 1 00015 OTAVAMEDIA puh. 09 - 15 661

 

2. Rekisteriasioita koskevat tiedustelut

Rekisteriasioita hoitava henkilö
- Anna Närhi Maistraatinportti 1 00015 OTAVAMEDIA puh. 09- 156 665

 

3. Rekisterin nimi

Otavamedian asiakasrekisteri

 

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n perusteella asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysointiin, asiakasviestintään, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja seurantaan. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää lainsäädännön sallimin tavoin Otavamedia Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä Otavamedia Oy:n yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin sekä asiakasviestintään myös sähköisiä välineitä käyttäen.

 

5. Rekisterin tietosisältö

 Perustiedot, kuten
-  nimi
-  syntymävuosi, tieto alaikäisyydestä
-  henkilötunnus luotto- tai siihen verrattavissa olevassa suhteessa olevilta sekä maksullisia tuotteita tai palveluja hankkivilta asiakkailta
-  yhteystiedot (ml. laskutusyhteystiedot, sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto)
-  arvo tai ammatti
-  äidinkieli
-  sukupuoli
-  talouden koko
-  asumismuoto
-  alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä
-  kiinnostus- ja harrastustiedot

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
-  asiakasnumero
-  rekisterinpitäjän ja muiden yritysten välisten yhteistyösopimusten kulloinkin edellyttämät tiedot
-  asiointi- ja käyttötiedot, esimerkiksi tiedot asiakkuuden sisällä tapahtuvasta asioinnista sekä hyödykkeen käytöstä eri kanavissa, asiakkaiden itse antamat tyytyväisyystiedot sekä muut vastaavat asiointi- ja käyttötiedot
-  tilaustiedot, esimerkiksi tilaaja- ja saajatiedot, tuotetiedot, tarjoustiedot, hintatiedot, laskutustiedot, toimitustiedot, maksutapatiedot, peruutustiedot, palautustiedot, tarjonnan kieltokoodit ja reklamaatiotiedot, ilmaislehtien saajien nimi- ja osoitetiedot ja muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot
-  suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä lähetettävään suoramarkkinointiin, suoramarkkinoinnin kieltokoodit sekä tieto osoitteen saantitavasta

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään yleensä rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi niitä voidaan kerätä Otavamedia Oy:n tai samaan konserniin kuuluvan yhtiön tietojärjestelmistä, kun rekisteröity rekisteröityy palveluihin ja käyttää palveluita, sekä rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista.

Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä rekisterinpitäjän kanssa lehtien myyntiä koskevan sopimuksen tehneiltä yhteisöiltä sekä tavaroiden ja palveluiden tilausmyyjiltä.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista. Asiakkaiden henkilötietoja siirretään säännönmukaisesti Otavamedia Oy:n markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen asiallinen yhteys on katkennut. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimalla tavalla.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tulosteina olevia henkilötietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimitiloissa, jotka on lukittu ja kiinteistössä on kulunvalvonta.

Asiakasrekisterin käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

 

9. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat Otavamedia Oy:n asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun.

Otavamedia Oy:n markkinointirekisteri

 
REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 §

 

1. Rekisterinpitäjä

Otavamedia Oy
Maistraatinportti 1 00015 OTAVAMEDIA puh. 09 - 15 661

 

2. Rekisteriasioita koskevat tiedustelut

Rekisteriasioita hoitava henkilö
- Anna Närhi Maistraatinportti 1 00015 OTAVAMEDIA puh. 09- 156 665

 

3. Rekisterin nimi

Otavamedian markkinointirekisteri

 

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 19 §:n ja 8 §:n 1 momentin 1 kohdan perusteella. Rekis-terin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää lainsäädännön sallimin tavoin Otavamedia Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä Otavamedia Oy:n yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, sekä asiakasviestintään myös sähköisiä välineitä käyttäen.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin tietoryhmiin kuuluvia tietoja:
- nimi
- syntymävuosi tai ikä
- yhteystiedot, kuten osoite ja sähköpostiosoite sekä puhelinnumero
- arvo tai ammatti
- äidinkieli
- sukupuoli
- yksi häneen liitettävä tunnistetieto
- rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
- edellä olevien tietojen muutostiedot

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään yleensä rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi niitä voidaan kerätä Otavamedia Oy:n tai samaan konserniin kuuluvan yhtiön tietojärjestelmistä, kun rekisteröity rekisteröityy palve-luihin ja käyttää palveluita, sekä rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista.

Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä rekisterinpitäjän kanssa lehtien myyntiä kos-kevan sopimuksen tehneiltä yhteisöiltä sekä tavaroiden ja palveluiden tilausmyyjiltä.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talous-alueen ulkopuolelle

Otavamedia Oy voi luovuttaa tietoja lainsäädännön sallimin tavoin muun muassa yhteistyökump-paneilleen markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista. Asiakkaiden henkilötietoja siirretään säännönmukaisesti Otavamedia Oy:n markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun yhtiön ja asiakkaan välinen asiallinen yhteys on katkennut. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimalla tavalla.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tulosteina olevia henkilötietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimitiloissa, jotka on lukittu ja kiinteis-tössä on kulunvalvonta.

Asiakasrekisterin käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

 

9. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat Otavamedia Oy:n markkinointirekisterissä olevat itseään koskevat tiedot. Kirjallinen tarkastuspyyntö lähetään allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän yllä mainitussa toimipaikassa sijaitsevassa osoitteessa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Hänellä on lisäksi oikeus vaatia vir-heellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun.

 

 

Otavamedia Oy:n mediamarkkinoinnin ja viestintäpalveluiden asiakasrekisteri

 

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 §

 

1. Rekisterinpitäjä

Otava Oy ja sen konserniin kuuluvat yhteisöt
Yhteystiedot: Otavamedia Oy Maistraatinportti 1 00015 OTAVAMEDIA puh. 09 – 15 661

 

2. Yhteyshenkilö

Eija Männistö
Yhteystiedot: Maistraatinportti 1 00015 OTAVAMEDIA puh. 09 – 15 661

 

3. Rekisterin nimi

Otava Oy:n mediamarkkinoinnin ja viestintäpalvelujen asiakasrekisteri (Wilma)

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Rekisteriseloste koskee sellaisten luonnollisten henkilöiden henkilötietojen käsittelyä, jotka toimeensa tai virkatehtäväänsä liittyen - hoitavat mainostilan ostamista rekisterinpitäjän kustantamista aikaus- ja muista lehdistä tai rekisterinpitäjän muista tuotteista - hoitavat mainonnan suunnittelua, mediatilan myymistä tai suunnittelua - ostavat lehtien toimittamiseen liittyviä palveluita ja muita viestintäpalveluita rekisterinpitäjältä - avustavat lehtien toimittamisessa rekisterinpitäjää olematta työsuhteessa rekisterinpitäjään - myyvät rekisterinpitäjälle ja ostavat rekisterinpitäjältä teksti- ja kuva-aineistoa sekä muita palveluita - hoitavat rekisterinpitäjän toiminnassa tarvittavan materiaalin toimittamiseen liittyviä tehtäviä ja - kuuluvat rekisteripitäjän sidosryhmiin. Rekisterinpitäjä käsittelee yrityshenkilöasiakkaiden (jäljempänä asiakas) henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten: - asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen 1) mainostaviin, mainontaa suunnitteleviin ja toteuttaviin, mediatilaa myyviin ja suunnitteleviin yrityksiin, 2) lehtien toimittamiseen liittyviä palveluita ja muita palveluita ostaviin yrityksiin, 3) lehtien toimittamisessa avustaviin henkilöihin, 4) teksti- ja kuva-aineistoa sekä muita palveluita myyviin ja ostaviin yrityksiin sekä 5) rekisteripitäjälle materiaalia toimittaviin yrityksiin - yhteydenpito rekisterinpitäjän sidosryhmiin kuuluviin henkilöihin - laskutukseen liittyvien tehtävien hoitaminen - osoitteenmuutosten kirjaaminen - ilmoitustilan myynti - yhteydenpito - markkinointi - tietosuojalainsäädännössä tarkoitettujen suoramarkkinointikieltojen toteuttaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8§:n 1 momentin 1, 2, 5, 6 ja 8 kohtaan.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:
- asiakastiedot: nimi, syntymävuosi, tieto alaikäisyydestä, asiakasnumero, yhteystiedot (ml. sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, äidinkieli, sukupuoli, talouden koko, asumismuoto, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä, kiinnostus- ja harrastustiedot, laskutusyhteystiedot, suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä lähetettävään suoramarkkinointiin, suoramarkkinoinnin kieltokoodit sekä tieto osoitteen saantitavasta
- rekisterinpitäjän ja muiden yritysten välisten yhteistyösopimusten kulloinkin edellyttämät tiedot
- asiointi- ja käyttötiedot esimerkiksi: tiedot asiakkuuden sisällä tapahtuvasta asioinnista sekä hyödykkeen käytöstä eri kanavissa, asiakkaiden itse antamat tyytyväisyystiedot sekä muut vastaavat asiointi- ja käyttötiedot
- tilaustiedot: tilaaja- ja saajatiedot, tuotetiedot, tarjoustiedot, hintatiedot, laskutustiedot, toimitustiedot, maksutapatiedot, peruutustiedot, palautustiedot, tarjonnan kieltokoodit ja reklamaatiotiedot, ilmaislehtien saajien nimi- ja osoitetiedot ja muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta), hänen edustamansa yhteisön osto- ja myyntitapahtumista (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat) sekä hänen edustamaltaan yhteisöltä, mainos- ja mediatoimistoilta sekä muista laillisista tietolähteistä kuten puhelinluettelosta, yhteisöjen kotisivuilta, tiedotusvälineistä ja julkisista rekistereistä (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 8 kohta). Asiakkaiden henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää säännönmukaisesti myös muiden Otava Oy:n konserniin kuuluvien yhteisöjen henkilörekistereistä (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 6 kohta). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti muille Otava Oy:n konserniin kulloinkin kuuluville yhteisöille ja muille Otava Oy:n konserniin kuuluvan yhteisön kanssa yhteistyösopimuksen tehneille yrityksille. Tiedot luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla, teknisenä tallenteena tai paperitulosteena.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimitiloissa, jotka on lukittu ja kiinteistössä on kulunvalvonta.

B. ATK:lle talletetut tiedot

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. OTAVA OY:N MEDIAMARKKINOINNIN JA VIESTINTÄPALVELUJEN ASIAKASREKISTERIIN LIITTYVÄ INFORMAATIO ASIAKKAILLE (HENKILÖTIETOLAIN 24 §)

 

Rekisteriseloste

Otava Oy:n mediamarkkinoinnin ja viestintäpalvelujen asiakasrekisteriä käsittelevä rekisteriseloste on saatavilla Otavamedia Oy:n toimitiloissa (osoite: Maistraatinportti 1, 00015 OTAVAMEDIA).

 

Tarkastusoikeus ja oikeus oikaista virheellinen tieto

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat Otava Oy:n mediamarkkinoinnin ja viestintäpalvelujen asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Otavamedia Oy:lle yllä mainittuun osoitteeseen tai käydä edellä mainitussa osoitteessa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä rekisteröidyn tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Otavamedia Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa rekisteröidylle 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröity on käynyt henkilökohtaisesti Otavamedia Oy:ssä tai kun rekisteröidyn kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut Otavamedia Oy:lle. Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää Otavamedia Oy:lle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

 

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Otava Oy:tä ja sen konserniin kuuluvia yhteisöjä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia varten. Halutessaan käyttää kielto-oikeuttaan rekisteröity voi lähettää kirjeen edellä mainittuun Otavamedia Oy:n osoitteeseen tai soittaa numeroon (09) 15 661.

 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä

Jos rekisteröity haluaa lisätietoja hänen henkilötietojensa käsittelystä Otava Oy:ssä ja sen konserniin kuuluvissa yhteisöissä, hän voi lähettää kirjeen yllä olevaan osoitteeseen tai soittaa numeroon (09) 15 661. Otava Oy:n konserni 1.1.2003 Otava Oy:n konserniin kuuluvat seuraavat yhteisöt: Otava Oy, Kustannusosakeyhtiö Otava, Suuri Suomalainen Kirjakerho Oy, Suur Eesti Raamatuklubi AS, Otavan Kirjapaino Oy, Otavamedia Oy, Ühinenud Ajakirjad AS, Kynämies Oy, Suomen Kuvapalvelu Oy ja Lakiperintä Oy.